Privacidad de Kocheras Empresa

Última actualización: 1 de agosto de 2026 Encargado del tratamiento: The Kilite SL, CIF B66873118, domicilio en C/ Modolell 29B, 08021 Barcelona. Contacto: hello@kocheras.app.

Este documento se aplica a Kocheras Empresa. Para el uso doméstico está la política de privacidad de Kocheras Casa, que es otra.

Quién responde de qué

Aquí hay dos papeles distintos y conviene no mezclarlos:

	Quién	De qué
Responsable	Tu empresa	De los datos de sus empleados: por qué los trata, cuánto tiempo, y de informarles
Encargado	The Kilite SL	De tratarlos solo como tu empresa nos dice, y de protegerlos
Responsable	The Kilite SL	De los datos de la propia relación contigo: quién contrató, la facturación y el soporte

El anexo del final es el contrato de encargado del tratamiento que exige el artículo 28 del RGPD. Se acepta al contratar Kocheras Empresa y forma parte de las condiciones.

Qué datos hay en Kocheras Empresa

Dato	De quién	Para qué
Nombre, correo y teléfono	Empleados	Identificar quién reserva y que se localicen entre ellos
Foto de perfil	Empleados	Reconocer a quién se le deja el vehículo. Opcional
Que declara tener el carnet en vigor, y su clase	Empleados	Avisar si un vehículo pide una clase que no se tiene
Reservas, kilómetros y horas	Empleados	El servicio
Gastos y justificantes	Empleados	Repartir e imputar el coste
Incidencias, con foto	Empleados	Dejar constancia de daños
Ubicación al devolver el vehículo	Empleados	Que el siguiente lo encuentre
Valoraciones, si la empresa las activa	Empleados	Reputación interna. Se pueden apagar
Quién hizo qué y cuándo	Empleados	La auditoría de la cuenta
Datos fiscales y de facturación	La empresa	Cobrar y emitir la factura

No guardamos el número de DNI ni el del carnet de conducir, ni ninguna foto del documento. Del carnet solo lo que la persona declara y su clase.

No hay seguimiento en tiempo real. La ubicación se registra en un único momento —al devolver— y nada más. Kocheras no es un sistema de control de personas y no va a serlo.

Lo que la empresa tiene que hacer

Dos cosas, y son suyas, no nuestras:

Informar a sus empleados de que sus datos se tratan en Kocheras, para qué y con qué base legal. Normalmente será la relación laboral y el interés legítimo de organizar los medios de la empresa.
Decidir qué activa. Las valoraciones entre compañeros, por ejemplo, son opcionales: si a la empresa le parece que sobran, las apaga desde Ajustes.

Con quién se comparten

Solo con quien hace falta para que el servicio funcione, y todos con contrato de encargado:

Quién	Para qué	Dónde
Supabase	Base de datos y almacenamiento	Unión Europea (Frankfurt)
ZeptoMail (Zoho)	Enviar los avisos por correo	Unión Europea
Stripe	Cobrar y facturar	UE, con cláusulas tipo para EE. UU.
Firebase Cloud Messaging (Google)	Las notificaciones al móvil	EE. UU., con cláusulas tipo
El proveedor del asistente de la Ayuda	Generar las respuestas del asistente de Ayuda	Se indica aquí cuando el asistente se active
Google Analytics (Google Ireland Ltd.)	Medir de forma anónima cómo se usa la web pública, solo si se acepta	UE, con transferencia a EE. UU. bajo cláusulas contractuales tipo
Metricool (Metricool SL)	Medir de forma anónima el tráfico de la web pública, solo si se acepta	Unión Europea (España)

No vendemos datos, no hay publicidad y no hay perfilado. No hay ningún rastreador dentro de la aplicación. Y ninguno de estos subencargados usa los datos para entrenar modelos: está en el contrato con cada uno.

El asistente de la Ayuda

Un empleado que pregunta al asistente envía su pregunta, y los datos de la cuenta que él puede ver, al proveedor del modelo. Es un tratamiento por cuenta de la Empresa como Responsable, con las mismas obligaciones que el resto del anexo. Tres cosas que la Empresa debe conocer:

El asistente no ejecuta nada por su cuenta. Puede proponer acciones —reservar, apuntar un gasto, cancelar— pero no ocurren hasta que el empleado las confirma, y se realizan con sus permisos, igual que si las hiciera a mano.
El asistente responde con los permisos de quien pregunta. Un conductor no obtiene por esta vía nada que no pueda ver en la aplicación.
La conversación no es visible para la Empresa. La ve quien preguntó y, si hace falta para resolver una incidencia, el soporte de Kocheras. Si la Empresa necesitara acceder a ella —por ejemplo en una investigación interna— tendrá que pedirlo por escrito.

Cuánto se guardan

Mientras la cuenta exista.
Al terminar el contrato, 30 días para exportar y después se borran.
Lo que la ley obliga a conservar —facturación, sobre todo— se conserva el plazo legal.
El registro de actividad de la cuenta se borra solo a los dos años.
Las conversaciones con el asistente de la Ayuda se borran solas a los 18 meses.

Préstamos a invitados

Si un coche de la empresa se presta a alguien sin cuenta de Kocheras (un conductor externo puntual), se guarda su nombre y correo para dejar constancia de quién tuvo el vehículo y permitirle hacer la devolución desde un enlace, sin crear cuenta. Estos datos se suprimen automáticamente a los 18 meses del préstamo si esa persona no crea una cuenta; puede pedir su borrado antes en hello@kocheras.app. El registro del préstamo puede conservarse de forma anonimizada como prueba del uso del vehículo.

Derechos de los empleados

Un empleado puede ejercer sus derechos —acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y limitación— ante su empresa, que es la responsable. Si nos escribe directamente, se lo trasladamos a la empresa y se lo decimos, sin resolverlo nosotros.

Desde la propia app, cualquiera puede descargarse todo lo que tenemos suyo en un fichero.

Si algo no se resuelve, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Anexo · Contrato de encargado del tratamiento

Artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679. Entre la empresa cliente («el Responsable») y The Kilite SL («el Encargado»).

1. Objeto

El Encargado trata datos personales por cuenta del Responsable con la única finalidad de prestar Kocheras Empresa según las condiciones contratadas.

2. Qué se trata

Categorías de interesados: empleados y colaboradores del Responsable con acceso a la aplicación, y las personas que éstos registren en una incidencia.
Tipos de datos: identificativos y de contacto, imagen, datos de uso de vehículos, económicos de gasto, y los de la declaración de carnet.
No se tratan categorías especiales del artículo 9 del RGPD. El Responsable se compromete a no introducirlas: los campos libres no son para datos de salud, sindicales ni de ninguna otra categoría especial.
Duración: la del contrato de servicio.

3. Obligaciones del Encargado

Tratar los datos solo siguiendo instrucciones documentadas del Responsable. Estas condiciones y el uso normal de la aplicación son esas instrucciones.
No usarlos para ningún fin propio, ni para entrenar modelos, ni para publicidad.
Garantizar que quien accede a ellos está sujeto a deber de confidencialidad.
Aplicar las medidas de seguridad del artículo 32: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por filas en la base de datos, registro de accesos y copias.
No subcontratar sin autorización. Los subencargados actuales están en la tabla de arriba; si cambian, se avisa con 30 días y el Responsable puede oponerse y resolver.
Asistir al Responsable a atender los derechos de los interesados, con las funciones de exportación y borrado que la aplicación ya trae.
Notificar una brecha sin dilación indebida y como máximo en 24 horas desde que la conozca, con lo que se sepa en ese momento, siguiendo un procedimiento interno de notificación de brechas.
Ayudar al Responsable en sus evaluaciones de impacto, si las hace.
Al terminar, a elección del Responsable, devolver o suprimir los datos. Por defecto se suprimen a los 30 días. Se conserva bloqueado lo que exija una obligación legal.
Poner a disposición del Responsable la información necesaria para acreditar todo esto y permitir auditorías, una al año y avisando con 30 días, o las que imponga una autoridad.

4. Transferencias fuera de la Unión Europea

Los datos se alojan en la Unión Europea. La única transferencia posible es la de Stripe para el cobro, amparada en cláusulas contractuales tipo. El Encargado no hará ninguna otra sin informar al Responsable.

5. Responsabilidad

Cada parte responde de sus propias infracciones. El límite de responsabilidad pactado en las condiciones del servicio se aplica también a este anexo, salvo en lo que la normativa de protección de datos declare irrenunciable.